Ungeachtet der Pandemie überprüfen sowohl die Behörden als auch die Rücknahmesysteme weiterhin konsequent die Einhaltung der nationalen Umsetzung der WEEE- (2012/19/EU), Batterie- (2006/66/EG) und Verpackungsrichtlinie (94/62/EG) durch die Unternehmen. Auch im Jahr 2020 konnten wir unsere Kunden bei zahlreichen Audits in verschiedenen Ländern tatkräftig unterstützen. Wir möchten Ihnen einen kurzen Rückblick auf die im vergangenen Jahr durchgeführten Audits geben und die dabei gewonnenen Erkenntnisse mit Ihnen teilen. Durch unsere gesammelten Erfahrungen haben wir unser Verständnis für diese Thematik weiter geschärft und können Sie in Zukunft noch besser unterstützen.
Audits in Österreich
Die Verpackungskoordinierungsstelle (VKS) ist durch das österreichische Abfallwirtschaftsgesetz (AWG 2002) dazu verpflichtet, Prüfungen durchzuführen. Wir haben gemeinsam mit den zu auditierenden Kunden an dem vom VKS durchgeführten Seminar zur Vorbereitung teilgenommen. Für die Audits wurden spezifische Unterlagen und Dokumente und – in einigen Fällen – auch Muster von Verpackungsmaterialien angefordert. Eine sorgfältige Dokumentation der Erfassung und Meldung von Verpackungsmaterialien unter der Berücksichtigung der spezifischen Definitionen von Haushalts- und Industrieverpackungen sowie die Umverteilung dieser Mengen nach den GVM-Produktgruppen ist zu empfehlen.
Auch Rücknahmesysteme für Elektroaltgeräte und Batterien sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Mitglieder zu auditieren, um die Richtigkeit der Mengenmeldung zu gewährleisten. Die Behörden führen ebenfalls regelmäßig Audits bei allen registrierten Herstellern durch. Der Zugang zu Absatzstatistiken und technischen Daten von Elektro- und Elektronikprodukten war entscheidend für die Ermittlung der Berechnungsdetails. Korrekturen der Mengenmeldungen für den Prüfungszeitraum wurden nach der Prüfung vorgenommen. Zudem bestand die Möglichkeit, eine Rückerstattung der geleisteten Gebühren zu erhalten, sofern eine überhöhte Meldung festgestellt wurde. Bei LED-Lampen wurde die größte Abweichung beobachtet. In Österreich ist zu berücksichtigen, dass LED-Lampen unter der Kategorie Gasentladungslampen zu melden sind.
Audits in der Schweiz
Da die jährliche Revision der von den beim Schweizer Rücknahmesystem angeschlossenen Unternehmen in Verkehr gebrachten Mengen als ein Eckpfeiler des Systems angesehen wird, legen die Verantwortlichen und deren Kontrollorgane viel Wert auf Genauigkeit. Allerdings wird dabei nicht mit dem erhobenen Zeigefinger gearbeitet, sondern das Gespräch zur Aufklärung und Verbesserung des Meldewesens eines jeweiligen Unternehmens gesucht.
Eine Revision findet immer im Herbst für das Vorjahr statt, wobei die zu untersuchenden Firmen zufällig ausgewählt werden. Mit der Überprüfung des Jahres 2019 nahm die take-e-way GmbH erstmals unterstützend daran teil.
Hiernach wurde die Berechnung der Mengenmeldung überprüft, indem Einsicht in die Absatzstatistiken genommen wurde. Besondere Beachtung fand die Berücksichtigung von Geräten, die kostenfrei als Austausch nach- oder defekt an das Unternehmen zurückgeschickt wurden, da sie bei der Mengenmeldung einberechnet werden müssen. Zudem wurde auf Rechnungsunterlagen die korrekte Ausweisung der Entsorgungsgebühren überprüft und ggf. korrigiert. Auch hier kam eine nachsichtige und gleichsam pragmatische Vorgehensweise zur Anwendung.
Als letzte, aber sehr wichtige Erkenntnis nahmen wir mit, dass Unternehmen bei Markteintritt und damit verbundener Anschlusspflicht prüfen sollten, ob kooperierende Distributoren schon am Rücknahmesystem teilnehmen, damit etwaige Doppelmeldungen vermieden werden.
Abschließend weisen wir nochmal auf die Teilrevision des Schweizer Mehrwertsteuergesetzes vom 01.01.2018 hin, welche die Bestellung eines Fiskalvertreters nach sich ziehen kann, sollte ein weltweiter Jahresumsatz von mehr als 100.000 CHF erzielt werden. Nähere Informationen erhalten Sie unter diesem Link.
Audits in Belgien
Um die Richtigkeit der deklarierten Mengen zu gewährleisten und Fehler in der Mengenmeldung aufzudecken, führt das Batterierücknahmesystem ca. alle drei Jahre Auditierungen von Herstellern durch. Hierauf wird während des Registrierungsprozesses hingewiesen und auch Artikel 6 der Mitgliedschaftsvereinbarung bezieht sich auf diese Möglichkeit der Kontrolle. Die Auditierungen betreffen auch nicht-belgische Fernverkäufer. Sie finden teilweise in Form von Online-Fragebögen über das zur Verfügung stehende Portal statt, aber für einige Auditierungen werden auch externe Wirtschaftsprüfer beauftragt. take-e-way unterstützt Sie als Kunde hierbei und koordiniert die Zusammenarbeit mit den Prüfern.
Die Überprüfungen können sowohl vor Ort als auch aus der Ferne stattfinden. Im Zuge der Auditierung werden die tatsächlich auf den Markt gebrachten Batterien mit den gemeldeten Batterien abgeglichen. Hierfür begutachten die Prüfer Musterexemplare der verkauften Artikel sowie Verkaufsstatistiken und Rechnungen. Es wird auch geprüft, ob die rechtlichen Anforderungen hinsichtlich der visible fee, welche auf Rechnungen an Geschäftskunden aufgeführt werden muss, erfüllt werden.
Audits in Frankreich
Jedes Rücknahmesystem in Frankreich ist verpflichtet, Überprüfungen der von seinen Mitgliedern eingereichten Mengenmeldungen durchzuführen. Ein Rücknahmesystem muss jährlich 20 Prozent des deklarierten Gesamtgewichts überprüfen, um die Korrektheit der Meldungen sicherzustellen. Um diese Verpflichtung zu erfüllen, arbeitet eines der WEEE-Rücknahmesysteme mit einer internationalen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zusammen. In diesem Jahr begleitete take-e-way einen Kunden bei einem Audit. Wir haben den Kunden bei jedem Schritt des Audits unterstützt und waren in ständigem direkten Kontakt mit den Prüfern, um einen reibungslosen Ablauf der Untersuchung zu gewährleisten.
Das Audit wurde telefonisch mit einem von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragten Prüfer durchgeführt. Wir erfuhren, dass es zunächst das Ziel des Prüfers ist, das Berichtsverfahren des Unternehmens kennenzulernen. Daran anschließend erfolgt die Prüfung der angewandten Mengenmeldungsmethodik, um sicherzustellen, dass alle Produkte rechtskonform gemeldet wurden. Schließlich wird das Reporting des Kunden mit der tatsächlichen Meldung an das Rücknahmesystem verglichen. Darüber hinaus wählt der Prüfer zwei Produkte aus, für die entsprechende Rechnungen und Kaufaufträge eingereicht werden müssen. Diese dienen als Nachweis der tatsächlichen Auslieferung und der damit einhergehenden Übereinstimmung mit der Meldung.
Für Ihre Fragen zum Thema Umweltaudits steht Ihnen Florian Spreu von take-e-way gerne unter 040/750687-159 oder international@take-e-way.de zur Verfügung.
